VINXニューリテール･コラム
【対策も解説！】プロジェクトにおけるコミュニケーションの重要性
このコラムのテーマは開発プロジェクトにおけるコミュニケーションについてです。以前のコラムでは、プロジェクトにのぞむにあたってのチームビルディングの考え方をご紹介しました。今回は、チームビルディング後の円滑なプロジェクト推進に欠かせないコミュニケーションについて解説します。
コミュニケーションがプロジェクトのトラブルの要因に？
開発プロジェクトは規模が大きくなるほど、課題が多く発生するものです。その要因のひとつとして挙げられるのが、コミュニケーション不全です。
プロジェクトマネジメントに関する知識を体系的にまとめた「PIMBOK（ピンボック／Project Management Body Of Knowledge）」においても、マネジメントに必要な10要素のひとつにコミュニケーションが挙げられています。
コミュニケーションが難しくなる理由とは
大規模な開発プロジェクトにおいて、コミュニケーションが難しくなる理由は、大きく2つに分類されます。
《理由①》 “相互理解”の難しさ
規模が大きくなるほどプロジェクトの関係者が増え、初めて仕事をする人が多くなります。スキルや知識量、経歴、考え方の癖などが十分にわかっていない相手とのコミュニケーションは難しく、発言の意図などもうまく伝わりにくいものです。
基幹システムの導入プロジェクトの場合、システム部門に限らず販売部門や店舗運営部門などさまざまな部署のご担当者もプロジェクトチームの一員として参加されます。
しかし、各ご担当者の業務経験やITに関する知見の深さについて、プロジェクト発足当初は開発ベンダーのメンバーは理解できていません。そのため、お互いの発言の意図やニュアンスが正確に伝わりにくく、円滑なコミュニケーションを難しくしてしまうのです。
《理由②》 “情報マネジメント”の難しさ
プロジェクトの規模感が大きくなるほど、関係者間で共有すべき情報は多くなります。その情報をしっかり共有できずにプロジェクトが進んでしまうと、それぞれのメンバーの認識にズレが生じてしまったり、「言った言わない」のトラブルにつながってしまったりするのです。
また、新規でご依頼されたITベンダーと開発プロジェクトを進める際には、お互いについての情報の蓄積がないため、どうしてもコミュニケーションに時間がかかってしまいがちです。
コミュニケーション不全を防ぐための対策
コミュニケーションに起因した問題が発生するのを防ぐために、ヴィンクスでは、例えば以下の3つのような対策をしています。
①プロジェクト会議の計画立案・実施
2〜3ヶ月先までの会議計画を立て、プロジェクトメンバーが集まって協議する機会を設けています。もちろん、メールやチャット、オンライン会議も活用しますが、できるだけ会議の場にはプロジェクトメンバー全員に参加いただき、対面での協議や情報共有を行っています。
店舗運営に関わる担当者様など、日常業務が忙しく、開発プロジェクトの会議に参加いただく時間を「もったいない」と感じる方もいます。しかし、そうした方にも会議の意義をご説明し、可能な限り参加いただけるように調整を行っています。
②議事録・課題管理表での情報管理
議事録や情報管理表を作成し、情報の共有漏れを防いでいます。情報をしっかり残しておくことで、後から振り返ったときにも、どのような意図を持ってプロジェクトを進めてきたのかを客観的に把握できます。
③柔軟な個別コミュニケーション
公式な会議とは別に、お客様のご担当者と個別にコミュニケーションを取ります。そうした場でお客様の細かなご要望やお困りごとをヒアリングし、柔軟な対応を行っています。
システム開発を行う際に、経営層とシステムを利用する現場の意向にギャップが生じていることも多々あります。経営層が目指しているシステムをそのまま開発しても、現場のお困りごとを解決できない場合があるのです。そのような際にもヴィンクスが橋渡し役を担い、双方にご納得いただける開発が行えるように調整を行っていきます。
おわりに
最後までお読みいただきありがとうございます。
今回は開発プロジェクトにおけるコミュニケーションをテーマにコラムをお届けしました。みなさんのプロジェクト推進に少しでもお役立ていただければ幸いです。
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